خمسة مفاتيح من أجل إدارة تغيير ناجحة بحسب أيتيل
تشير الإحصاءات إلى أن أكثر من 50% من الحوادث في أنظمة المعلومات داخل المؤسسة تكون نتيجة تغيير ما قام به مسؤولو النظم دون تخطيط جيد ودون الإلتزام بمعايير إدارة التغيير العالمية كتلك التي يحددها إطار الأيتيل (مكتبة البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات). فهذه الأطر والمقايسس وُجدت للمساعدة في التخفيف من الحوادث التي تكون كارثية في بعض الأحيان.
تفرض عملية إدارة التغيير في نظام الأيتيل وجود المجلس الإستشاري للتغيير (CAB: Change Advisory Board) وتكون مهمته مراجعة التغييرات وتقييمها والمساعدة في مرحلة التخطيط، ويتكون المجلس عادةً من ممثليين من قسم تكنولوجيا المعلومات وأخرين من أقسام أخرى في المؤسسة يقدمون الدعم لفريق إدارة التغيير. والسؤال البديهي هنا، كيف يمكن إدارة التغيير في المؤسسات ذات الحجم المتوسط والصغير حيث يكون فريق تقنية المعلومات بأكمله عبارة عن شخص واحد أو إثنين؟ من الخطأ الظن أنه لا يمكن تطبيق إدارة التغيير في المؤسسات الصغيرة، فحجم المؤسسة لا يؤثر في طريقة عمل نظام الإدارة. بل يكمن الفرق في توزيع المهام، ففي المؤسسة الصغيرة الحجم يقوم شخص واحد بلعب دور تنفيذي وإداري في نفس الوقت.
نحن في سياتيك (CIATEC)، نسعى دائمًا لتحسين أداء خدمة تكنولوجيا المعلومات (مع العلم أن هذه النصائح تنطبق على مقدم أي خدمة). سنسلط الضوء في هذا المقال على أهم الخطوات التي يجب إتباعها من أجل إدارة تغيير ناجحة.
المفتاح رقم 1 من أجل إدارة تغيير ناجحة: التخطيط للتغيير
هذه المرحلة هي بمثابة التصميم الأولي للتغيير المطلوب تنفيذه. في هذه المرحلة يجب عليك أن تسأل نفسك أسئلة مثل:
- ما هي القيمة المضافة لهذا التغيير؟
- هل لدينا كل الموارد اللازمة لتنفيذ التغيير؟
- إلى أي نتيجة سيوصلنا هذا التغيير؟
- كيف نصل إلى هذه النتيجة؟
- ما هي خطة الاستعادة التي سيتم استخدامها في حالة فشل التغيير؟
بعد الإجابة عن الأسئلة أعلاه، يأتي السؤال الأهم: “متى؟” إضبط جدول التنفيذ، واختر توقيتًا مناسبًا وتأكد من عدم تعارضه مع أي مهام أخرى مجدولة في نفس الوقت وقد تتعارض مع التغيير المخطط له مما يؤدي إلى فشله.
المفتاح رقم 2 من أجل إدارة تغيير ناجحة: تصنيف وتوثيق التغيير
توثيق التغيير أمر غاية في الأهمية، فعند حدوث أي مشكلة، أول سؤال يتبادر إلى الذهن هو: “ما الذي تغيّر وأدى إلى حدوث هذه المشكلة؟” فإذا كانت كل التغييرات موّثقة، يكون من السهل جدًا العودة إلى سجل التغييرات للمساعدة في حل المشكلة. توثيق التغيير يبدأ بتعبئة نموذج تغيير يتضمن النقاط التالية:
- نوع التغيير: هناك ثلاث أنواع للتغيير بحسب إطار أيتيل: عادي، قياسي أو طارىء.
- نطاق التغيير والخطوات التفصيلية لتطبيقه.
- الموقع (للمؤسسات النتشرة في أكثر من موقع).
- خطة الإستعادة.
- درجة الخطورة (حرجة، مهمة، معتدلة)
- المكونات المتأثرة بالتغيير والتأثير العام للتغيير.
- موعد التغيير أو جدوله إذا كان سينُفذ على مراحل.
المفتاح رقم 3 من أجل إدارة تغيير ناجحة: التواصل
“التواصل” من أبرز التحديات التي تواجه أي بيئة عمل، الفشل في التواصل يؤدي إلى مشاكل كثيرة يمكن تجنبها في كثير من الأحيان ببساطة من خلال إتصال هاتفي أو لقاء سريع لمدة خمسة دقائق. يعتبر التواصل في إدارة التغييرات على قدر عالي من الأهمية. فيجب أن يكون جميع المعنيين في التغيير على علم كامل بالتغيير وخصوصًا عندما يكون هناك علم مسبق أن التغيير سيؤدي إلى إنقطاع الخدمة لفترة محددة.
أول من يجب إعلامه بالتغيير هو مدير التغيير، في حالة المنشآت الصغيرة والمتوسطة تكون إدارة التغيير منوطة بمدير القسم فيلعب دور مدير التغيير. تجدر الإشاره أنه بحسب إطار أيتيل، يمكن لمدير التغيير الموافقة على التغييرات ذات التأثير المتوسط والخفيف أما التغييرات الكبرى فيجب الإستعانة بالمجلس الإستشاري للتغيير (CAB).
بعد التواصل مع مدير التغيير والحصول على الموافقة، يجب إعلام كل من يجب إعلامه من المستخدمين ويجب ذكر التأثيرات المحتملة التي قد تنتج عن التغيير والنقطة الأهم التي يجب ذكرها هي وقت التغيير.
المفتاح رقم 4 من أجل إدارة تغيير ناجحة: تنفيذ التغيير
عند الموافقة على التغيير وإعتماده من قبل مدير التغيير أو المجلس الإستشاري يمكن الإنتقال إلى مرحلة التنفيذ. هذا هو الجزء الأكثر أهمية في العملية برمّتها، حيث يضع المنفذ خطة إدارة التغيير موضع التنفيذ. من الأهمية بمكان الحفاظ على توثيق الخطوات على طول الطريق خاصةً إذا تم تنفيذ التغييرات على مراحل. حتى ولو كان هناك وجود خطة التراجع، ففي بعض الحالات قد يحيد المنفذ عن الخطة الأصلية بطريقة أو بأخرى ويكون أحيانًا الإنحراف كبير لدرجة تصبح فيه خطة التراجع الموضوعة غير قابلة للتطبيق. فيكمن الحل بوضع خطة طوارىء بديلة مبنية على الخطوات الموثقة أثناء عملية التغيير.
المفتاح رقم 5 من أجل إدارة تغيير ناجحة: مراجعة التغيير
هذه أيضًا مرحلة أخرى مهمة، أول ما يجب القيام به بعد الإنتهاء من التغيير هو تقييم التغيير والتحقق مما إذا كان قد قدّم القيمة المرجوة كما هو مخطط. ففي نهاية المطاف إن الهدف الأساس من التغييرات هو توفير قيمة أفضل للأعمال!
بعد كل تغيير، يجب فحص ومراجعة وتقييم التغيير، القيام أولاً بمسح سريع للخدمات من ثم فحص صحة النظام بشكل كامل للتأكد من عدم وجود أي آثار جانبية.
كانت هذه خمس خطوات رئيسية لتنفيذ خطة إدارة تغيير ناجحة في تكنولوجيا المعلومات للشركات الصغيرة والمتوسطة، ولكنها تنطبق بالفعل على أي تغيير، ليس فقط ضمن مجال تكنولوجيا المعلومات. إذا كان لديك أي شيء تريد إضافته، فالرجاء المشاركة في التعليقات أدناه، أو الاتصال بنا عبر هذا الرابط.
